聚财ERP 企业账户操作指南

00 怎么用这份手册

不同的人只看自己那几章，不用通读。

01 三个必须懂的概念

这三件事想通了，后面所有操作都是顺的；想不通，会一直觉得系统"跟我想的不一样"。

1.1 草稿和过账：一个能改，一个不能改

系统里几乎所有单据都有两个状态：

过账之后发现错了怎么办？不要试图改。找到那张单，点「冲销」，系统会自动把影响反向抹掉，然后重新开一张对的。这样账上永远留有痕迹，出了问题能追。

1.2 一张单会自己长出下一张单

这是 ERP 和 Excel 最根本的区别：你不用手工把数据抄到第二张表。

1.3 权限是"能看什么"加"能改什么"

两件事分开设置，很多人只调了一个就以为调好了：

• 功能模块：这家企业买了哪些模块（库存、生产、财务……）。关掉的模块，所有人都看不见。
• 员工权限：这个人在能看见的模块里，是只能看，还是能录单、能审批、能看工资。

所以"我给他开了库存，他怎么还是看不到"——多半是模块开了，但角色里没勾查看权限。

02 使用守则：六条系统管不到的事

库存不够不让发、超量不让过、重复过账不让点——这些系统已经替你拦住了。下面六条它拦不住，因为系统不知道现实里发生了什么，只能靠人守。

1. 领料必须走系统，不能口头拿。 车间说一声就把料领走了，系统里原料仓还是满的，这笔料钱也没记到工单上。 这批货的成本偏低、利润虚高，月底盘点才发现少一批料，已经查不出是哪张单吃的。
2. 一人一个账号，不共用、不借用。 系统只能认账号，认不出坐在电脑前的是谁。 单据被改了、库存被调了，操作日志上只有一个共用账号，查不到是谁做的；权限也没法按人设。
3. 收了钱、付了钱，一定核销到具体单据。 只登记一笔收款、不选关联单据，系统会当成"预收"，不替你去抵任何一张应收。 钱在账上、客户还显示欠着，同一笔钱被记了两次，对账时最费时间。应收页顶部会常驻提示"有 N 笔收款没核销"，看到就处理掉。
4. 货没到齐，别按订单全额付款。 应付单是按订单金额全额生成的，少收 10 件不会自动减。 多付的钱要靠人去追。付款前看一眼应付列表的「货未到齐」列，显示"还差 N"就先别付全。
5. 当月单据当月过账，别拖到下个月。 报表算的是"什么时候过账"，不是"业务什么时候发生"。 这个月的成本跑到下个月，两个月的利润都不对。真跨月补了单，回「经营月报」重新生成一次，否则看的是旧数。
6. 退货、报废、赠品，别拿销售单改。 这几种事没有销售订单，也没有采购订单，走「其他入库 / 其他出库」，业务类型选对。 用销售单硬做，货走了收入也记了；改原订单，历史单据就乱了，将来对账说不清。

03 第一周：把档案建起来

顺序不能乱。后面每一步都依赖前面那一步的数据。

没有单位就建不了物料，没有物料就开不了单，没有客户就下不了销售单。所以别急着录订单，先把这五样填齐。

3.1 计量单位

系统默认给了「个」。你还需要什么就加什么：件、套、kg、米、平方米、卷……

小数位数这个字段建议想清楚再填：填 0 表示只能整数（适合"个""件"），填 2 表示可以 0.25（适合 kg、米）。填错了后期改起来会影响历史单据，第一次就设对。

3.2 仓库信息

新企业默认建好两个仓：WH01 原料仓、WH02 成品仓。半成品仓在你第一次有半成品时自动建。

有三个仓就够用了，不用按货架细分。仓库是"物理位置"的概念，不是"分类"的概念——物料分类是另一回事。

3.3 物料档案（最重要的一页）

物料类型决定它进哪个仓

这个归类是按类型自动算的，不用填，也不会让你填——因为它只是"默认去哪儿"，不是硬绑定。真要挪位置，用「仓库调拨」。

三个容易填错的字段

• 参考成本：采购入库前，系统用这个数估算库存金额。填 0 会导致前期库存金额是 0，看起来像"货不要钱"。先随便填个接近的数，等真采购入库后系统会自动按实际进价重算。
• 参考售价：开销售单时的默认单价，省得每次手输。
• 安全库存：填了就生效——库存低于这个数，即时库存页面会提醒你补货。不填就不提醒。

批量导入

物料多的话别一个个录。物料档案页面点「导入」，先下载模板，填好再上传。模板里每一列都有填写说明，特别提醒两点：

• 物料编码不能重复，重复的行会被跳过。
• 供应商、联系人、联系电话可以在模板里一起填，系统会自动建供应商档案；这几列留空就沿用已有的。

3.4 客户档案 / 供应商档案

至少要填名称。其他字段的作用：

• 联系人、电话：开单时自动带出，不用每次翻通讯录。
• 结算方式、账期：影响应收账款的到期日提醒。
• 开票信息：开票时直接取，避免每次都问客户要。

3.5 员工的账号怎么开

放到第 9 章讲，因为要配合权限一起设置。

04 销售：从接单到收钱

一张销售订单走完，钱和货就都对上了。

4.1 建单

要填的：客户、发货仓库、交货日期、每行的物料/数量/单价。税率默认 13%，按实际情况改。

单据编号系统自动生成（SO 开头），不用管。

4.2 确认：这一步生成应收账款

点订单详情页的「确认」后，订单状态从草稿变成已确认，同时系统在应收账款里自动生成一张单，金额等于订单的价税合计。

确认之后订单就不能直接改了。要改就作废重开——作废时，关联的应收单会一并作废，不会留一张孤零零的应收挂在账上。

4.3 发货：这一步扣库存

在订单详情页点「发货」，填这次发多少。系统会：

1. 生成一张出库单，对应仓库的库存减少
2. 货物成本按加权平均成本价算出库成本
3. 写一条库存流水，能追到这张订单

可以分批发。一次发不完就填一部分，订单状态变成"部分完成"，流程进度里会显示 已发 / 总数。全部发完后变"已完成"。

少发的时候，填数量的那个窗口会亮一条黄字：「这次比订单少发货，钱不会跟着少」，并算出差多少钱。这是提醒你：应收是按订单全额生成的，少发不会自动减，剩下的那笔差额要等补齐，或者去应收里处理。

还有一种情况：先发货，后开单。不建议。宁可先录一张草稿单，也不要让货先出门——否则库存和账永远差一笔，月底要花一天去对。

4.4 收款：核销才算真的收到

客户打款了，要去应收账款里找到对应的单，点「登记收付款」，填金额和方式。系统会自动核销：

• 收满了 → 应收单状态变成"已结清"
• 只收了一部分 → 变成"部分核销"，剩下的还挂在账上

或者直接去「收付款登记」页面新增一笔收款，再关联到具体的应收单。两种路径结果一样。

为了不漏掉这种情况，应收账款页面顶部会常驻一条提示："有 N 笔收款没核销到单据，共 ¥XXX"，后面带「去核销」按钮。看到就去处理，处理完提示自己消失。

如果这笔钱本来就是客户先付的定金，不用硬凑一张应收单——放着就是预收，收付款列表里会标成灰色的「预收」徽标，以后有单了再核销。付款那边同理，叫「预付」。

4.5 作废和退货

作废：还没发货就发现单据错了，直接点「作废」，关联账款一起作废，干干净净。

退货：已经发货了客户要退。正确做法是开一张其他入库单把货收回来（业务类型选"销售退货"），然后对应收单做一笔负数核销或直接冲销。不要试图改原订单。

05 采购：从下单到入库

流程和销售镜像，但有一个关键差异：收货会改成本价。

5.1 建单与确认

字段和销售单一样，只是"客户"换成"供应商"、"发货仓库"换成"收货仓库"、"交货日期"变成"到货日期"。

点「确认」后，应付账款里自动生成一张单。

5.2 收货：成本价是这么算的

货到了点「收货」，填实际收到多少。这一步做三件事：库存增加、写流水、重算物料成本价。

成本价用的是移动加权平均，不是"最近一次进价"：

如果系统拿"25 元"直接覆盖，老的那 100 件也被按 25 重估，库存金额变成 5000，凭空多出 1000 块利润——这就是很多 ERP 库存金额和实际付款对不上的根源。这套逻辑已经修好了，你不用管，但要知道成本价会随每次采购变，不是固定值。

少收之后，这一行的应付单在「应付账款」列表里会多出一列「货未到齐」，显示 还差 10。付款前扫一眼这一列，看到标黄的先别按订单金额付——不然多付的钱只能靠人去追。

5.3 让供应商自己在门户里确认

采购订单详情页右侧有「供应商确认」卡片，可以把单据发给供应商，对方在自己的门户里点确认，或者要求改单（会带着留言退回来）。

好处：不用微信截图来回问"这个价对不对"，确认记录留在系统里，以后有争议能查。

5.4 付款

和收款完全对称。付完核销，应付单结清或部分核销。

06 生产：从 BOM 到完工入库

这一段是"料、工、费"变成成品成本的唯一路径。

6.1 先建 BOM（物料清单）

告诉系统：做一个成品，需要哪些材料、各多少个。比如"一张桌子 = 桌面 1 块 + 桌腿 4 根 + 螺丝 16 颗"。

BOM 建一次，以后每次开生产工单都能直接带出用料，不用重新算。

6.2 开工单

选成品、填计划生产数量，系统按 BOM 自动算出需要领多少料。工单号 WO 开头。

6.3 领料

领料这一步会：原料仓的库存减少，同时把材料成本记到这张工单上。所以领料一定要走系统，不然材料的钱进不了成本，这批货的成本会显得特别低，利润虚高。

6.4 完工入库

做完了点「完工」，填实际产量。系统会：

1. 成品入成品仓
2. 算这批货的单位成本 =（材料成本 + 工费）÷ 产量
3. 如果成品仓原来有存货，同样按加权平均滚一次

07 库存日常

五个入口，各管一件事，别用错。

7.1 即时库存看什么

按仓库分行显示：同一个物料在原料仓 100、成品仓 20，就是两行。顶部有汇总：物料数、总数量、总金额、低于安全库存的品种数。

库存金额 = 数量 × 成本价。这个数不是"我买它花了多少钱"，而是"按加权平均算，现在压在仓库里的钱是多少"。

7.2 出入库单据：四种类型怎么选

正常采购走采购订单、正常销售走销售订单，不要用"其他入库/出库"代替——那样账款就漏了，货走了钱没记。

7.3 仓库调拨

选转出仓库和转入仓库，填物料和数量，过账。系统会同时写两条流水：转出仓 -60，转入仓 +60，挂在同一个单号下。

总量不变、成本不变——因为货还在公司里，只是换了地方。所以调拨不影响利润。

7.4 库存盘点

按仓库一次性盘：页面会列出这个仓的所有物料，你把实际点到的数量填进去，没盘到的可以不填。点「保存盘点」后立即生效。

系统只对有差异的物料写流水，备注会写"盘点差异，账面 100"，所以能一眼看出哪些是盘出来的。

7.5 库存流水：查问题时从这里下手

任何一次库存变动都会留一条流水，带时间、单据号、方向、数量、变动后余额。库存对不上时，按物料筛流水，一笔一笔看，一定能找到是哪张单多扣或多加了。

08 钱：账款与费用

这一章回答老板最关心的一个问题：利润表上的数是怎么来的。

8.1 应收账款 / 应付账款

这两页不需要手工建单——订单确认时自动生成。你要做的是：

• 看哪些逾期了：按到期日排序，超期的会标出来
• 收到钱后登记核销，别只记流水不关联单据
• 发现金额不对，回源头查订单，不要在应收单上硬改

8.2 费用登记与审批

两种提交方式，结果不同：

8.3 利润表上的数是怎么算的

所以利润不对，只可能是三件事之一：收入记错了（单价含税当成不含税）、成本算错了（入库价格填错、领料没走系统）、费用没批完。

8.4 经营月报

按月看趋势：收入、成本、费用、利润，以及和上个月、去年同期的对比。给老板开月会就用这一页，不用自己导 Excel 拼。

8.5 工资表

能看工资的人需要单独权限（不是所有财务都能看）。工资表的数不进利润表的"费用"，避免和费用报销重复计算。

09 加人、给权限

新员工入职，两步：先建账号，再给角色。

9.1 建员工账号

填姓名、登录名、初始密码。登录名建议用拼音或工号，别用手机号——手机号以后可能换人。

建完把登录名和密码给员工，让他第一次登录后自己改密码。

9.2 账号和员工档案不是一回事

这是最多人卡住的地方：能登录的人和要发工资的人，在系统里是两张表，各管各的。

• 员工账号（系统设置 › 员工账号）：能登录、有密码、有角色。默认 3 个，开满要加就联系平台运营方调高上限。
• 员工档案（基础档案 › 员工档案）：记工号、岗位、计件单价、底薪、社保口径。不限数量，有多少人建多少份。

一个 50 人的厂：老板、财务、仓管各一个账号，3 个就够日常转；50 个工人建 50 份档案，不占一个账号名额。月底做工资表，系统按 50 份档案逐人算钱——3 个账号，管的是 50 个人的账。

9.3 给角色（决定能干什么）

角色是一组权限的打包。常见的几个：

角色可以自己改。改完该员工重新登录或刷新页面才生效，不用重启系统。

9.4 模块开关（决定这家公司有没有这个功能）

这是企业级的，关掉之后所有人都看不见对应菜单。比如不生产就关掉生产管理，界面会清爽很多。

9.5 忘记密码

员工自己在登录页点「忘记密码」，按提示走。管理员也可以在员工账号页面直接重置。

9.6 出了问题查日志

谁在什么时候改了哪张单，都有记录。单据金额莫名其妙变了、库存对不上，先来这里看，比问人快。

11 每天、每周、每月做什么

把这张表贴在工位上，比记功能有用。

每天

每周

• 看一遍低于安全库存的物料，该补货的补货（即时库存页有提醒数）
• 看一遍逾期应收，该催的催
• 抽查几笔库存流水，看有没有莫名其妙的调整

每月

1. 月底最后一天：所有单据过账完毕，不要留草稿跨月
2. 盘点：按仓库盘一次，填实盘数
3. 审批清空：把待审批的费用批完，否则这个月成本偏低
4. 看月报：收入、毛利、费用、利润，和上月比
5. 对账：应收应付余额和客户/供应商对一遍
6. 补单后重生成月报：如果这个月补过上个月的单据，回「经营月报」重新生成一次

12 装到桌面：电脑和手机一步到位

装完桌面多一个「聚财ERP」图标，双击就进，不用记网址、不用每次翻收藏夹。

12.1 电脑 · Windows

12.2 电脑 · Mac

12.3 手机 · iPhone

12.4 手机 · 安卓

12.5 在微信里打开的，怎么加

微信里直接点链接能用，但加不到桌面。正确做法是先把页面挪到浏览器：

1. 点微信右上角「…」。
2. 选「在浏览器打开」（iPhone 会跳到 Safari，安卓会问你用哪个浏览器）。
3. 再按上面 12.3 / 12.4 的步骤加。

12.6 怎么算装成功了

12.7 手机上适合做什么

13 最后一句

这套系统的设计原则只有一条：你只负责把源头那张单做对，剩下的它自己算。

所以遇到数不对，不要在前端页面找答案，回到源头：哪张单错了、哪个价格填错了、哪笔没走系统。顺着单据链往回找，一定找得到。